Modifier toute l'école avec un fichier csv issu d'ONDE

Cette méthode est la plus rapide et la plus simple pour mettre à jour une école complète :

Attention

Cette méthode est réservée aux utilisateurs disposant des fonctions de direction sur une école. Merci de contacter le support depuis l'adresse mail officielle de l'école pour demander le déblocage du compte de direction.

  1. préalable : aller récupérer le fichier de l'ensemble des élèves de l'école sur ONDE (anciennement Base Elèves).
  2. modifier le nom et/ou les niveaux de classes pour la nouvelle année,
  3. passer tous les élèves en non-affectés,
  4. réimporter la nouvelle liste d'élèves pour toute l'école dans les bonnes classes pour la nouvelle année.

1. Préalable : aller récupérer le fichier de l'ensemble des élèves de l'école sur ONDE

Commencez par récupérer sur ONDE (ex. Base Elèves) le fichier complet de l'école au format CSV :

  1. Connectez vous sur ONDE avec votre clé OTP.
  2. Cliquez sur "Listes et documents".
  3. Cliquez sur "Extractions", puis sur "ensemble des élèves de l'école" si vous voulez télécharger un seul fichier pour toute l'école.
  4. Cliquez sur la loupe à droite.
  5. Enfin enregistrez le fichier "Extraction - format CSV" sur votre ordinateur. Evitez de l'ouvrir car certains logiciels modifient parfois le codage du fichier CSV qui devient alors illisible sur Edumoov.

2. Modifier le nom et/ou les niveaux de classes pour la nouvelle année

Il vous faut mettre à jour la structure pédagogique de votre école. Ne supprimez pas les classes, mais si besoin :

A. Modifier le nom de la classe et/ou le niveau :

Dans chaque classe, dans le bloc "Classe", cliquez sur "Noms, niveaux, options". Vous pouvez modifier le nom de la classe, et modifier les niveaux en cochant les cases.

B. Modifier les accès des enseignants aux classes :

Cliquez sur le lien "x enseignant(s)" dans le bloc "Infos" du tableau de bord, en haut à gauche. Vous pouvez via ce menu :

  • supprimer l'adresse mail d'un enseignant en cliquant sur la corbeille ;
  • ajouter un collègue en saisissant son adresse mail. Si cette adresse est inconnue d' Edumoov, un mot de passe est automatiquement envoyé à l'adresse mail saisie.

C. Modifier le nom dans les "Options du Livret" :

Dans chaque classe, dans le menu "Livrets périodiques", cliquez sur "Options du livret" : ici vous pouvez modifier le nom qui apparaitra sur les documents générés.

3. Passage de tous les élèves en non affectés

Nous allons maintenant "libérer" tous les élèves de leurs classes, comme si nous les mettions sous le préau de l'école avant de les réaffecter dans les bonnes classes.

Danger

Avertissement important

Attention, cette fonction est à réaliser en fin d'année uniquement car cela va archiver les données d'élèves. Tous les résultats de l'année seront supprimés et vous ne pourrez plus re-générer de livrets. Les livrets au format PDF et les données de cycle telles que le socle commun seront conservés.
Ne réalisez cette opération que lorsque TOUS les livrets ont été générés et que tous les LSU sont exportés sur l'application du ministère.

A. Aller sur la page changement d'année


Rendez-vous sur la page "Aperçu de l'école" (ou "Informations sur l'école") en étant connecté(e) avec le compte de direction. Cliquez ensuite sur "Changement d'année" dans le menu de gauche.

B. Effectuer la libération des élèves

Cliquez ensuite sur le bouton vert "Passer tous les élèves en non affectés" et acceptez le message d'avertissement. Vous ne pourrez plus revenir en arrière après cette étape.

Le programme commence alors à libérer les élèves, même si vous quittez la page. Cette opération peut prendre plusieurs minutes.

Lorsque la tâche est terminée, vous serez redirigé(e) vers une page pour importer le nouveau fichier d'élèves. Si vous quittez la page avant la fin de la tâche, vous pourrez retrouver cette tâche en cliquant sur "Import de fichier d'élèves" depuis la page de direction.


4. Réimporter la nouvelle liste d'élèves pour toute l'école

Une fois sur la page "Import d'un fichier d'école", cliquez sur la case Choisissez un fichier ou Parcourir pour aller chercher sur votre ordinateur l'extraction CSV de l'école. Cliquez sur "lire le contenu du fichier".


Quelques secondes plus tard, Edumoov affiche une page récapitulant les classes et les élèves.

EDULIVRET vous proposera d'affecter les élèves dans les différentes classes détectées dans le fichier et affichera un récapitulatif des actions qui seront réalisées.

Informations de la classe


Vérifiez les informations suivantes : nom de la classe et niveaux.

Puis choisissez l'action à réaliser dans le menu déroulant à droite :

  • Utiliser la classe ciblée en la renommant à partir de son nom dans le fichier.
  • Utiliser la classe sans la renommer.
  • Créer une nouvelle classe.
  • Ignorer cette classe et tous ses élèves (Si vous ne souhaitez pas mettre à jour cette classe sur Edumoov).

Elèves

La liste des élèves apparaît en dessous des informations de chaque classe.

Note

Pour constituer cette liste d'élèves, l'application recherche les élèves présents 1. dans la classe ciblée et 2. non-affectés dans l'école. Par sécurité, les élèves des autres classes de l'école ne sont pas pris en compte dans la recherche, afin d'éviter les transferts d'élèves par erreur. cool C'est la raison pour laquelle nous avons commencé par libérer tous les élèves dans l'école !

L'application repère les similitudes et les différences entre Edumoov et le fichier importé depuis ONDE. Pour cela, les noms et prénoms sont comparés avec une tolérance aux erreurs orthographiques. Voici comment les interpréter :

Elève en vert pâle : aucune différence n'a été détectée entre Edumoov et le fichier ONDE. --> laissez par défaut "mettre à jour l'élève" .

Elève vert foncé : une différence de date de naissance a été détectée. --> laissez par défaut "mettre à jour l'élève" .

Elève orange : une ou plusieurs différences orthographiques du nom et/ou du prénom ont été détectée avec un élève de la classe sur Edumoov. S'il s'agit bien du même élève --> choisir "mettre à jour l'élève" . S'il s'agit d'un élève différent --> choisir "créer un nouvel élève dans la classe" .

Elève bleu foncé : cet élève n'a pas été détecté dans la classe sur Edumoov ou non affecté dans l'école. S'il s'agit d'un nouvel élève --> choisir "créer un nouvel élève dans la classe" . S'il s'agit d'un élève déjà présent dans la classe --> choisir "mettre à jour l'élève "MACHIN Chose" .

Ce logo indique des élèves actuellement non-affectés dans l'école. Logiquement, tous les élèves existants devraient être dans ce cas si vous avez fait une libération complète de l'école.

Validation

Une fois toutes les vérifications et modifications faites, mettez à jour vos classes et listes d'élèves sur Edumoov en cliquant sur

En quelques secondes, toutes les classes et tous les élèves vont automatiquement être mis à jour. Si l'identifiant national des classes et des élèves est présent dans le fichier, il sera automatiquement ajouté pour permettre un export des données vers les applications du ministère.

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