Etape 4 : Importer les listes d'élèves

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Cette toute dernière manipulation va vous permettre, en une seule fois, de répartir tous les élèves déjà existants dans l'école (libérés lors de l'étape 2) dans leurs nouvelles classes respectives et de créer les nouveaux élèves. Les élèves ayant quitté l'école resteront dans la zone des élèves libérés.

Sur la page de l'école, cliquez sur "Import de fichier d'élèves" dans le menu de gauche.

Sur la page d'importation, cliquez sur "Parcourir" ou "choisir un fichier" (variable selon les navigateurs). Recherchez votre fichier d'élèves (extraction.csv) que vous avez téléchargé sur ONDE (voir étape préalable).

Cliquez sur "lire le contenu du fichier". Quelques secondes plus tard, Edumoov affiche une page récapitulant les classes et les élèves.

A cette étape, Edumoov ne fait que lire les informations contenues dans votre fichier csv. Vous devez les vérifier et associer les classes et les élèves de l'extraction csv avec les classes existantes dans Edumoov.

Voici comment procéder pour chaque classe :

Informations de la classe


Vérifiez les informations suivantes : nom de la classe et niveaux.

Dans le menu déroulant "Choisissez une action", plusieurs actions vous sont proposées :

  • Utiliser la classe ciblée en la renommant à partir de son nom dans le fichier.
  • Utiliser la classe sans la renommer (choisissez cette action si l'enseignant de cette classe utilise Edumoov)
  • Créer une nouvelle classe.
  • Ignorer cette classe et tous ses élèves (Si l'enseignant de cette classe n'utilise pas Edumoov).

Elèves

La liste des élèves apparaît en dessous des informations de chaque classe.

Note

Pour constituer cette liste d'élèves, l'application recherche les élèves présents 1. dans la classe ciblée et 2. non-affectés dans l'école. Par sécurité, les élèves des autres classes de l'école ne sont pas pris en compte dans la recherche, afin d'éviter les transferts d'élèves par erreur. cool C'est la raison pour laquelle nous avons commencé par libérer tous les élèves dans l'école !

L'application repère les similitudes et les différences entre les élèves existants sur Edumoov et le fichier importé depuis ONDE. Pour cela, les noms et prénoms sont comparés avec une tolérance aux erreurs orthographiques. Voici comment les interpréter :

Elève en vert pâle : aucune différence n'a été détectée entre Edumoov et le fichier ONDE. --> laissez par défaut "mettre à jour l'élève" .

Elève vert foncé : une différence de date de naissance a été détectée. --> laissez par défaut "mettre à jour l'élève" .

Elève orange : une ou plusieurs différences orthographiques du nom et/ou du prénom ont été détectée avec un élève de la classe sur Edumoov. S'il s'agit bien du même élève --> choisir "mettre à jour l'élève" . S'il s'agit d'un élève différent --> choisir "créer un nouvel élève dans la classe" .

Elève bleu foncé : cet élève n'a pas été détecté dans la classe sur Edumoov ou non affecté dans l'école. S'il s'agit d'un nouvel élève --> choisir "créer un nouvel élève dans la classe" . S'il s'agit d'un élève déjà présent dans la classe --> choisir "mettre à jour l'élève "MACHIN Chose" .

Ce logo indique des élèves actuellement libérés dans l'école. Logiquement, tous les élèves existants devraient être dans ce cas si vous avez fait une libération complète de l'école (voir étape 2).

Validation

Une fois toutes les vérifications et actions choisies pour chaque classe, mettez à jour sur Edumoov en cliquant sur

En quelques secondes, toutes les classes et tous les élèves vont automatiquement être mis à jour. Si l'identifiant national des classes et des élèves est présent dans le fichier, il sera automatiquement ajouté pour permettre ultérieurement un export des données LSU vers les applications du ministère.

success

Félicitation, vous venez d'effectuer votre changement d'année sur Edumoov !

Que faire des élèves qui quittent l'école ?

Les élèves qui changent d'école

Si la nouvelle école utilise Edumoov, vous avez de la chance : vous pourrez déplacer le ou les élèves concernés dans la nouvelle école.

Pour l'instant, l'application ne permet cependant pas de contacter directement les autres écoles. Il faut donc appeler la nouvelle école de l'élève (ou l'ancienne, s'il arrive chez vous) pour demander le numéro de la classe que vous nous communiquerez par mail. Nous nous chargerons du transfert. Il suffit d'en faire la demande au support technique d'Edumoov.

Les CM2 qui partent au collège, ou les élèves radiés

L'outil ne gère pas le secondaire. De plus, les données des élèves ne peuvent pas être conservées indéfiniment sur les serveurs d'Edumoov (pour des raisons légales principalement).
Il est donc nécessaire de télécharger les livrets et tous les documents des élèves (LPC, B2I, etc.) pour les conserver dans l'école. Une bonne solution est de faire une sauvegarde sur un support physique chaque année pour les archiver dans l'établissement.
Lorsqu'un élève quitte votre école, il faut donc sauvegarder ses documents puis le "libérer de la classe", via le menu "Passage/Transferts" du tableau de bord.

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