Etapes préalables à ne faire qu'une seule fois dans l'année (15 min)

1. Mise à jour des données des élèves sur l'école

2. Mise à jour des données des classes sur l'école

3. Paramétrage des périodes sur l’application LSU (par la directrice/le directeur uniquement)

Information

La déclaration à la CNIL qui devait être effectuée précédemment n'est plus nécessaire. En effet, depuis le 25 mai dernier, le Règlement Européen de Protection des Données est entré en application et Edumoov s'y conforme.
Pour plus d'info sur notre conformité avec le RGPD, consultez notre page dédiée.
Nous attendons les décisions du Ministère pour mettre en place une procédure simplifiée.

1. Mise à jour des données des élèves sur l'école

Désormais, un n° INE est attribué à chaque élève. Ces n°INE sont intégrés à la nouvelle interface ONDE (ex Base Elèves ou BE1D) et permettent d'identifier chaque élève de France. Ils facilitent donc la communication des livrets entre les éditeurs privés et la base nationale.
Afin de pouvoir importer les LSU d'Edumoov sur la base nationale, il faut donc au préalable importer ces n° INE depuis ONDE dans vos classes sur Edumoov pour mettre à jour les données.

Voici la démarche pas à pas :

Télécharger une liste des élèves de l'école sur ONDE (5 min)

Une fois identifié sur ONDE avec votre clé OTP :

  1. cliquez sur "Listes et documents",

  2. cliquez sur "Extractions", puis sur "Elèves de l'école ou leurs responsables" si vous voulez télécharger un seul fichier pour toute l'école,

  3. cliquez ensuite sur la loupe à droite,

  4. enfin enregistrez le fichier "Extraction - format CSV" sur votre ordinateur. Evitez de l'ouvrir car certains logiciels modifient parfois le codage du fichier CSV qui devient alors illisible sur Edumoov.


Mettre à jour les données des élèves sur Edumoov (5 min)

Connectez-vous à Edumoov avec votre compte de direction. Allez sur la page de l'école en cliquant sur

Dans le menu de gauche, partie "fonctions de direction", cliquez sur "import de fichier d'élèves".


Une fois sur cette page, cliquez sur la case "choisissez un fichier" pour aller chercher sur votre ordinateur l'extraction CSV de l'école. Cliquez sur "lire le contenu du fichier".


Quelques secondes plus tard, Edumoov affiche une page récapitulant les classes et les élèves.
L'application vous proposera, si elle détecte des différences entre le fichier importé depuis ONDE et les classes sur Edumoov, de faire des aménagements.

Informations de la classe


Vérifiez les informations suivantes : nom de la classe et niveaux.
Puis choisissez l'action à réaliser dans le menu déroulant à droite :

  • mettre à jour l'identifiant de la classe (si les autres infos sont bonnes).
  • mettre à jour l'identifiant et renommer la classe en "nom proposé par le fichier" (si le nom proposé par le fichier est différent de celui renseigné sur Edumoov).
  • ignorer cette classe et tous ses élèves (Si vous ne souhaitez pas mettre à jour cette classe sur Edumoov).

Elèves

La liste des élèves apparait en dessous des informations de chaque classe. L'application repère les similitudes et les différences entre Edumoov et le fichier importé depuis ONDE. Voici comment les interpréter :


Elève en vert pâle : aucune différence n'a été détectée entre Edumoov et le fichier ONDE. --> laissez par défaut "mettre à jour l'élève" .


Elève vert foncé : une différence de date de naissance a été détectée. --> laissez par défaut "mettre à jour l'élève" .


Elève orange : une ou plusieurs différences orthographiques du nom et/ou du prénom ont été détectée avec un élève de la classe sur Edumoov. S'il s'agit bien du même élève --> choisir "mettre à jour l'élève" . S'il s'agit d'un élève différent --> choisir "créer un nouvel élève dans la classe" .


Elève bleu foncé : cet élève n'a pas été détecté dans la classe sur Edumoov. S'il s'agit d'un nouvel élève --> choisir "créer un nouvel élève dans la classe" . S'il s'agit d'un élève déjà présent dans la classe --> choisir "mettre à jour l'élève "MACHIN Chose" .

Validation

Une fois toutes les vérifications et modifications faites, mettez à jour vos classes et listes d'élèves sur Edumoov en cliquant sur

En quelques secondes, toutes les classes et tous les élèves vont automatiquement être mis à jour et leur N° INE sera intégré.

Attention

Attention, si vous constatez après cet import, que certains élèves de votre classe n'ont pas de n° INE ou ont été créés en double, merci de contacter le support technique en nous envoyant en pièce jointe votre fichier CSV à : support@edumoov.com.

2. Mise à jour des données des classes sur l'école

Il arrive que l’INC (identifiant national de classe) ne soit pas correct dans Edumoov, malgré la procédure précédente. Il est donc judicieux de le vérifier. Pour cela, l’extraction ONDE est utile : ce numéro à 5 ou 6 chiffres apparait sur une des dernières colonnes (souvent R).

Ensuite, à partir du menu "Nom, Niveaux, Options" du tableau de bord, vous pouvez le vérifier et le modifier si besoin.

3. Paramétrage des périodes sur l’application LSU (par la directrice/le directeur uniquement)

Dans l’application nationale, les périodes d’évaluation se paramètrent à partir du menu Paramétrage/Paramétrage des périodes :

Attention

Les paramétrages de période sur le LSU doivent :

  • être identiques à ceux des options des livrets dans Edumoov. Même si vous n'exportez qu'une période, les autres périodes doivent aussi correspondre.
  • s'enchainer sans rupture. Par exemple : du "3/09/18 au 31/12/18" et du "01/01/19 au 06/04/19" au lieu du "3/09/18 au 30/12/18" et du "03/01/19 au 06/04/19"

Vous pouvez utiliser les périodicités prédéfinies (semestre, trimestre) et adapter les dates en cliquant sur le crayon en haut à droite, ou bien ajouter une périodicité.

Toutes les classes qui sont concernées par l’export LSU doivent être associées à une périodicité :

Pensez à sauvegarder en cliquant sur la disquette en haut à droite.

Information

Si vous réalisez ces modifications après avoir généré vos LSU dans Edumoov, il vous faudra reprendre la procédure :

  • générer à nouveau vos livrets LSU dans "Générer un livret".
  • à partir de la rubrique "export LSU", télécharger un nouveau fichier d'export
  • refaire la procédure d'export des LSU sur la base nationale ; un éventuel export précédent sera écrasé.

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