Vous avez testé Educartable version enseignant et version familles. Vous voilà fin prêt à vous lancer pour de vrai. Pour une mise en place fluide de cet outil et une bonne implication des familles, voici quelques astuces des collègues testeurs qui pourraient vous intéresser.
Conseil n°1 : organiser une réunion pour informer et rassurer les parents
Si vous décidez de mettre en place cet outil dès le début de l’année, nous vous conseillons d’intégrer cette information à votre réunion de rentrée avec les parents. L’adoption de ce nouvel outil implique de nouveaux réflexes pour les familles. Nous pensons que cela doit se faire en douceur, pour une meilleure adoption des parents.
Le fonctionnement de l’outil et son intérêt
Lors de cette réunion, il sera indispensable d’expliquer rapidement aux parents le fonctionnement de l’outil. Si vous disposez d’un TNI ou d’un vidéoprojecteur, vous pourrez vous connecter sur Educartable portail familles avec votre compte de test pour leur faire une petite visite guidée. Ce sera l’occasion de leur présenter l’intérêt d’un tel outil.
Techniquement, expliquez-leur qu’Educartable portail familles fonctionne sur smartphone, tablette et ordinateur.
Profitez-en pour leur communiquer l’adresse de connexion : https://www.educartable.com/ . Pour les parents qui le souhaitent, ils peuvent également télécharger gratuitement sur leur téléphone ou leur tablette Androïd l’application Educartable sur Google Play ou l’AppStore.
Les codes de connexion
Expliquez aux parents comment s’inscrire en tant que parent sur Educartable portail familles. Ils doivent se rendre sur le site https://www.educartable.com/ ou télécharger l’application. Ils doivent créer un compte utilisateur en renseignant leur nom, prénom, adresse mail et choisir un mot de passe. Ils reçoivent ensuite un mail de confirmation contenant un lien sur lequel ils doivent cliquer pour valider leur compte. Ils seront ensuite invités à se connecter avec l’adresse mail et le mot de passe qu’ils viennent de choisir. Vous pouvez préciser aux parents qu’ils ne seront pas obligés de se connecter à chaque fois s’ils utilisent l’application sur leur mobile : celle-ci restera toujours connectée, comme toutes les applications. Elle peut fonctionner hors ligne (c’est à dire, même en l’absence de connexion Internet du téléphone).
Toute la procédure d’inscription est expliquée aux parents sur un manuel d’utilisation qui leur est dédié sur Educartable portail familles : https://doc.educartable.com/inscription-et-connexion .
Vous pouvez également communiquer à chaque famille ses codes de connexion pour inscrire ses enfants sur Educartable portail familles.
Ces codes sont téléchargeables sur le site d’Educartable, dans l’onglet « Codes familles ».
Si les parents ont un smartphone ou une tablette à disposition, cette réunion peut être l’occasion de les inviter à télécharger l’application et à s’inscrire tout de suite sur Educartable et à ajouter leur enfant. Cela vous permettra de les assister et de lever certaines barrières techniques pour les parents.
Le cas des parents séparés :
Chaque parent peut créer son propre compte personnel sur Educartable, avec sa propre adresse mail et son propre mot de passe. Vous fournissez bien aux parents le même identifiant ELEVE et la même clé, car c’est le même enfant. Pour résumer ce sont deux comptes parents distincts qui suivent le même enfant. Lorsque vous écrivez un message ou un devoir concernant leur enfant, chacun reçoit l’info sur son compte personnel, peut consulter les devoirs et signer les messages. Par contre, si un des deux parents répond à un message ou vous écrit un message direct, l’autre parent ne le voit pas.
La gratuité et l’absence de publicité
La visite guidée va permettre aux parents de se rendre compte de l’absence de publicité sur Educartable. Rassurez-les également sur la gratuité de l’outil. Nous pensons qu’il est important que les familles sachent que leur utilisation de cet outil est totalement dénuée de contre-partie financière de leur part.
Le droit à l’image (si vous utilisez la partie cahier de vie d’Educartable)
Comme pour tout support où peuvent figurer des photographies des élèves, vous êtes tenus de demander aux parents une autorisation de diffusion de ces images. Voici un exemple de formulaire de demande d’autorisation.
La sécurité des données
Cette réunion va également être l’occasion de leur parler de la sécurité des données. Vous pouvez expliquer aux parents que toutes les mesures de protection sont mises en œuvre et que les données de leurs enfants (ainsi que les leurs) ne sont ni données, ni échangées, ni vendues. Leur usage est strictement réservé au fonctionnement de l’application.
Ces données sont réduites au strict minimum pour le fonctionnement de l’application : nom, prénom, niveau de classe, genre, date de naissance (facultative).
En ce qui les concerne, sur Educartable, seules les informations suivantes sont conservées : nom, prénom et adresse mail. Leur mot de passe est chiffré et personne ne peut en avoir connaissance à part eux. Leur adresse mail ne sert qu’à la connexion et pour réinitialiser un mot de passe perdu. Elle n’est utilisé à aucune autre fin.
Pour plus de détails, rappelez aux parents que les mentions légales sont disponibles sur Educartable portail familles.
Educartable et le RGPD
Vous pourrez enfin évoquer avec eux le RGPD. Educartable est conforme aux nouvelles obligations européennes (tenue de registres de données, délégué à la Protection des Données, etc).
Selon l’article 6 du RGPD, l’école effectue une mission d’intérêt public, qui ne nécessite donc pas de consentement parental pour inscrire les enfants sur Edumoov.
Concernant l’inscription des parents sur Educartable, ce sont eux qui le font. Ils sont donc maitres de leurs données. Ils sont libres de refuser ou de se désinscrire ultérieurement.
Information :
Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page Edumoov et le RGPD
Conseil n°2 : sonder le taux d’équipement informatique des familles
Nous vous conseillons de demander aux parents de quels équipements informatiques ils disposent. Idem pour l’accès Internet. Cela vous permettra d’emblée de savoir quelles familles risquent de ne pas pouvoir utiliser Educartable ou de rencontrer des difficultés.
Il faut leur rappeler que l’âge de l’ordinateur, de la tablette ou du smartphone n’a que peu d’importance, du moment que les mises à jour (du système d’exploitation et de leur navigateur internet) sont régulièrement faites. La plupart des soucis d’affichages et de fonctionnement sont liés à une absence de mise à jour du navigateur.
Conseil n°3 : effectuer une transition douce entre le papier et le numérique
Nous vous conseillons de ne pas éliminer tout de suite le cahier de textes et le cahier de liaison papier. Vous pouvez fonctionner avec les outils papiers et numériques en parallèle pendant plusieurs semaines, pour laisser le temps aux familles de prendre l’habitude en douceur.
Si vous utilisez un TNI ou un vidéoprojecteur en classe, vous pouvez vidéo-projeter les devoirs et messages crées sur Educartable afin que vos élèves les notent dans le cahier de textes ou de liaison.
Au bout de quelques semaines, vous pourrez ne conserver les outils papier que pour les élèves dont les familles ne sont pas équipées ou refusent d’utiliser Educartable.
Conseil n°4 : encourager les parents à contacter l’assistance technique d’Educartable
Les parents disposent d’une assistance technique par mail directement sur Educartable portail familles.
Problème de connexion, de fonctionnement de l’application, mise à jour… Il leur suffit de cliquer sur Assistance technique pour accéder à la page de contact qui leur est dédiée. Notre équipe technique répond à leurs questions par mail en 24h. Nous vous invitons à les renvoyer vers nous car chaque problème est plus facilement identifié par notre équipe si nous communiquons directement avec les parents que si ceux-ci passent par vous.
Vous pouvez cependant rappeler aux parents que l’assistance technique n’est pas responsable du contenu des leçons, des évènements, des messages du carnet de liaison et des livrets scolaires et que pour toute question à ce sujet, ils doivent s’adresser à vous.
Information :
Nous vous remercions de ne pas communiquer aux parents le n° de téléphone du support d’Edumoov car celui-ci est réservé aux enseignants. Merci de votre compréhension.
Les parents disposent également d’un manuel d’utilisation simple pour les guider. Celui-ci est accessible directement sur leur interface Educartable portail familles.
