Le changement d’année est la procédure qui vous permet de passer sereinement d’une année scolaire à une autre en assurant la conservation des données relatives à vos élèves. Ce changement est à réaliser à la fin de l’année scolaire et avant de commencer à utiliser Edumoov (généralement, avant la rentrée scolaire ou le jour de la rentrée scolaire).
Attention :
Si vous voulez faire le changement d’année après la rentrée scolaire, veuillez vérifier que vos collègues n’ont pas commencé à renseigner des informations (appels, évaluations, messages reçus ou envoyés, …), sinon, ils risquent de perdre toutes les informations entrées. Si vous êtes dans ce cas, veuillez contacter le support pour réaliser la procédure pour vous.
Ce changement est découpé en plusieurs temps :
- La sauvegarde des données. Pour cela, passez par Edudirection effectuez une sauvegarde des archives de tous vos élèves. La procédure est à retrouver sur cette page.
- Libérer les élèves. Depuis la page de l’école, cliquez sur Changement d’année dans le menu gauche. Cliquez sur le bouton vert Libérer tous les élèves dans l’école. Un panneau s’ouvre et vous rappelle que la libération des élèves entrainera la pertes des données non sauvegardées des élèves pour l’année qui vient de se terminer. Validez en cliquant sur OK.
- Mettre à jour les classes. Si des classes ont des niveaux qui ont changé (par exemple, le CP est devenu un CP-CE2) ou si des enseignants sont partis (Mme Durand va remplacer M. Dupont), il vous faudra mettre à jour les classes. La procédure est à retrouver sur cette page. Une fois les classes à jour, vous pourrez passer à la dernière étape.
- Affecter les élèves dans l’école. Vous aurez besoin de récupérer l’extraction d’ONDE de tous les élèves de l’école avant de les affecter dans leur nouvelle classe. Une fois cette extraction sur votre ordinateur, depuis la page de l’école, cliquez sur Import de fichier d’élèves. Sélectionnez le fichier CSV et mettez à jour les classes. Le détail de la procédure est à retrouver sur cette page.
Information relative à la sauvegarde des données des élèves :
Le RGPD nous impose une conservation maximale de 3 mois des données des élèves après leur départ de l’école. Si vous désirez disposer encore de ces informations, vous devez avoir effectué une sauvegarde et la conserver sur votre ordinateur.
Si vous êtes une école à l’étranger, un RPI, une école avec plusieurs RNE ou bien encore une école qui ne peut pas utiliser ONDE, veuillez contacter le support qui vous guidera dans la procédure adaptée à votre situation.