Le changement d’année est la procédure qui vous permet de passer sereinement d’une année scolaire à une autre en assurant la conservation des données relatives à vos élèves. Ce changement est à réaliser avant d’utiliser Edumoov pour l’année scolaire à venir (au plus tôt pendant les grandes vacances, ou en début d’année scolaire).
Attention :
Si vous voulez faire le changement d’année après la rentrée scolaire, veuillez vérifier que vos collègues n’ont pas commencé à renseigner des informations (appels, évaluations, messages reçus ou envoyés, …), sinon, ils risquent de perdre toutes les informations entrées. Si vous êtes dans ce cas, veuillez contacter le support pour réaliser la procédure pour vous.
Astuce :
Vous n’avez pas deux écrans pour pouvoir suivre le manuel tout en réalisant vos manipulations ? Nous avons pensé à vous. Téléchargez et imprimer le manuel du changement d’année en cliquant sur le lien ci-dessous :
📥️Manuel du changement d’année pour la direction (version du 15 janvier 2025) 📥️
Ce changement est découpé en plusieurs temps :
- Étape 1 : La sauvegarde des données. Pour cela, passez par Edudirection
- Cliquez sur « Documents des élèves » ;
- Cochez la case à gauche du champ de recherche ;
- Cliquez sur « Télécharger » puis sur « Dossier complet avec archives ».
- L’outil prépare les fichiers. Une fois cette préparation terminée, il ne vous reste qu’à télécharger l’archiver et à la conserver précieusement sur votre école.
- Étape 2 : Libérer les élèves. Toujours depuis Edudirection, cliquez dans le menu gauche sur « Changement d’année ». Cliquez sur le bouton « Libérer tous les élèves de l’école ». Confirmez en tapant « Libérer » puis cliquez sur « valider ». Les élèves ont tous été envoyés en classe de relâche (aussi appelé le « préau »). (Image 2 et Image 3)
- Étape 3 : Mettre à jour les classes. Si des classes ont des niveaux qui ont changé (par exemple, le CP est devenu un CP-CE2) ou si des enseignants sont partis (Mme Durand va remplacer M. Dupont), il vous faudra mettre à jour les classes. La procédure est à retrouver sur cette page. Une fois les classes à jour, vous pourrez passer à la dernière étape.
Attention :
Si vous faites le choix de supprimer une classe, vous perdez les paramétrages de cette classe, les évaluations de l’enseignant et les licences associées.
- Étapes 4 et 5 : Affecter les élèves dans l’école. Vous aurez besoin de récupérer l’extraction d’ONDE de tous les élèves de l’école (étape 4) avant de les affecter dans leur nouvelle classe. Une fois cette extraction sur votre ordinateur, toujours depuis Edudirection, cliquez sur « Importer des élèves » (étape 5). Sélectionnez le fichier CSV et mettez à jour les classes. Le détail de la procédure est à retrouver sur cette page. (Image 4)
Information relative à la sauvegarde des données des élèves :
Le RGPD nous impose une conservation maximale de 3 mois des données des élèves après leur départ de l’école. Si vous désirez disposer encore de ces informations, vous devez avoir effectué une sauvegarde et la conserver sur votre ordinateur (ou tout autre appareil adapté).
Si vous êtes une école à l’étranger, un RPI, une école avec plusieurs RNE ou bien encore une école qui ne peut pas utiliser ONDE, Veuillez contacter le support qui vous guidera dans la procédure adaptée à votre situation.